Das Prager Nationaltheater hat über tausend Mitarbeiter und Dutzende von internen Prozessen, die schwerfällig und nicht immer synchronisiert waren. Zwei Probleme mussten gelöst werden:
1. Als staatlich finanzierte Einrichtung musste das gesamte Personal zahlreiche Vorschriften und Bestimmungen einhalten, aktualisieren, verstehen und befolgen. Eine Microsoft Access-Datenbank mit Hunderten von Dateien war nicht effizient.
2. Das archaische Genehmigungsverfahren stützte sich auf eine einfache Datenbank mit Hunderten von Eigenschaften, die in den Präsentationen verwendet wurden. Als ein Tisch, der während einer emotionalen Szene immer wieder angeschlagen wurde, schließlich ausgetauscht werden musste, begann eine lange Reihe von Schritten: Eine Excel-Tabelle mit Datenzeilen wurde an den Buchhalter geschickt, der den Wert jedes Gegenstands bestätigte (der in der Regel bei Null lag); ein aus mehreren Personen bestehender Ausschuss (in jedem Theater anders) musste den Kostenvoranschlag genehmigen; der Direktor musste konsultiert werden, wenn die Gegenstände mehr als 10 000 € wert waren; die technische Abteilung musste abzeichnen; und schließlich war der Tisch bereit, verkauft, versetzt oder vernichtet zu werden. Alle Genehmigungen wurden in einem Word-Dokument erteilt. Die Unterschriften wurden auf physischem Papier geleistet.
Ein Entwickler war in der Lage, schnell und effizient Anwendungen zu erstellen, die beide Probleme lösen.
Die erste Aufgabe - die Pflege und Veröffentlichung von Hunderten von Leitfäden - wird jetzt mit einer einfachen einseitigen Anwendung erledigt. Der Administrator hält die Anleitungen auf dem neuesten Stand. Dann können alle Mitarbeiter sie je nach Bedarf nutzen.
Die zweite Aufgabe - die Arbeit mit alten Requisiten und anderen Gegenständen - war komplexer, so dass die Lösung besonders effektiv war. Jetzt übernimmt die Anwendung die Requisitendaten aus dem Buchhaltungssystem. Der Buchhalter bestätigt den Wert: Ein Ja oder Nein wird in die Anwendung eingegeben. Die Informationen werden dann automatisch mit E-Mail-Benachrichtigungen und Links an die verschiedenen Ausschüsse weitergeleitet. Bei wertvollen Gegenständen wird der Verwalter konsultiert. Und die technische Abteilung erhält die entsprechenden Anweisungen. Jedes Mandat hat seine eigene dynamische Matrix.
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